Funktionen
MandaVera ist nicht als Baukasten gedacht, den man zuerst zusammensetzen muss. Die Bereiche greifen ineinander: Was Sie beim Objekt hinterlegen, steht im Auftrag. Was der Mitarbeiter misst, steht im Rapport. Nichts davon muss zweimal erfasst werden.
Planen
Alles, was vor dem ersten Handgriff passiert: Wer geht wohin, was ist dort zu tun und wie lange sollte es dauern.
Die Woche als Liste, Tag für Tag. Jeder Auftrag zeigt Zeitfenster, Objekt, Kunde, zugeteilte Personen und den Stand. Von hier aus wird ein neuer Auftrag mit einem Klick am richtigen Tag angelegt.
Eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte pro Tag. Darunter steht die geplante Zeit – über acht Stunden wird sie rot. Aufträge, die noch niemandem zugeteilt sind, stehen oben als Warnung, damit sie nicht untergehen.
Ein Auftrag braucht eine Leistung, ein Datum und mindestens eine Person. Alles andere ist freiwillig. Die Leistungen erscheinen als Schaltflächen aus Ihrem eigenen Verzeichnis – antippen genügt, tippen nur, wenn es etwas Besonderes ist.
Die Unterhaltsreinigung jeden Dienstag und Freitag? Einmal mit Wochentagen, Zeitfenster und festem Team anlegen – die Termine tragen sich von selbst in die Planung ein. Eine Serie lässt sich pausieren oder mit einem Enddatum versehen, und ein einzelner Termin bleibt trotzdem verschiebbar.
Jeden Kunden und jede betreute Liegenschaft einmal erfassen: Adresse, Kontakt, Zugangshinweis, die dort fälligen Arbeiten und eine Soll-Zeit. Danach ist jeder Auftrag dorthin eine Sache von Sekunden – und der Mitarbeiter bekommt den Schlüsselhinweis automatisch aufs Handy.
Der Katalog Ihrer Arbeiten. Bei der Einrichtung nach Branche vorbefüllt und danach frei änderbar. Leistungen werden nie gelöscht, sondern nur stillgelegt – alte Aufträge bleiben lesbar.
Einsatzplan
Wer ist wann wo – über 8 Std. wird rot.
KW 34
| Mitarbeiter | Mo 18.8. | Di 19.8. | Mi 20.8. |
|---|---|---|---|
| Max B.32:30 | 06:30Bahnhofstr. 10 4:00 | 06:30Bahnhofstr. 10 13:00Praxis Meier 7:30 | 06:30Bahnhofstr. 10 4:00 |
| Sarah W.41:15 | 07:00Wohnbau Lindenweg 8:00 | 07:00Wohnbau Lindenweg 16:30Fenster NachtragRegie 9:30 | 07:00Wohnbau Lindenweg 8:00 |
| Nico S.24:00 | – | 09:00Praxis Meier 3:00 | 09:00Kanzlei Roth 5:00 |
| Luca F.30:45 | 08:00Schulhaus Feld 6:00 | 08:00Schulhaus Feld 6:00 | 13:30Kanzlei Roth 4:30 |
Erfassen
Der Teil, der sonst auf Zetteln und im Gedächtnis landet. Hier entsteht er nebenbei, während gearbeitet wird.
Der Mitarbeiter drückt auf «Arbeit starten» und später auf «Fertig». Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Auftrag laufen, jede mit eigener Zeit. Feste Pausen werden automatisch abgezogen, und wer das Stoppen vergisst, dessen Uhr schliesst die App nach Ihren Regeln selbst.
Im Keller gedrückt, im Treppenhaus gesendet: Start und Stopp warten auf dem Handy, bis wieder Netz da ist. Die Uhr läuft sofort, und im Rapport steht die Zeit, zu der wirklich gedrückt wurde – nicht die, zu der das Handy wieder Empfang hatte.
Wenn Sie es einschalten: Beim Druck auf «Arbeit starten» speichert das Handy einen Punkt, und Sie sehen ihn beim Auftrag auf der Karte – mit der Genauigkeit der Messung. Einmal, nie während der Arbeit. Die App erklärt es dem Team, bevor sie um Erlaubnis fragt.
Arbeit ausserhalb des Pauschalvertrags wird beim Auftrag als Regie markiert. Am Monatsende steht im Regierapport alles beisammen, was zusätzlich zu verrechnen ist – der Posten, der sonst am häufigsten vergessen geht.
Bilder der erledigten Arbeit, aus Kamera oder Galerie und mehrere auf einmal – direkt in den Auftrag, mit Datum, Uhrzeit und Name. Was zu keinem Auftrag gehört, etwa die kaputte Lampe im Treppenhaus, schickt der Mitarbeiter trotzdem an Sie. Die Bilder werden schon auf dem Handy verkleinert und nur nach Prüfung von Firma und Rolle ausgeliefert.
Parkgebühr, Material, Verpflegung: Betrag eintippen, Quittung fotografieren, fertig. Sie sehen alle offenen Belege an einem Ort und geben sie frei oder lehnen sie ab.
Die Lampe im zweiten Stock ist defekt, der Container voll: Was vor Ort auffällt, meldet der Mitarbeiter direkt am Auftrag. Bei Ihnen landet es gesammelt unter «Meldungen» und in der Glocke – und lässt sich mit einem Klick in den Rapport übernehmen.
Mittwoch, 20. August
Hallo Max 👋
06:30 – 10:30
Bahnhofstrasse 10
Unterhaltsreinigung
📍 Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich
🔑 Schlüssel beim Hauswart, Eingang Hof
Das ist hier zu tun
Mit dir: Luca F.
Auswerten
Nichts davon muss gesammelt werden. Die Auswertungen lesen, was unterwegs entstanden ist.
Die Woche auf einer Seite: Aufträge, erfasste gegen geplante Zeit, was noch niemandem zugeteilt ist und wer gerade arbeitet. Darunter das Wochenbrett, wer wann frei ist, und alles, was auf Ihre Freigabe wartet.
Alle Zeiteinträge mit Filter nach Zeitraum und Person. Korrekturen sind möglich – wer sich beim Stoppen vertan hat, blockiert nicht die ganze Abrechnung.
Auswertungen zum Ausdrucken, mit Ihrem Logo: pro Auftrag für den Kunden, nach Objekt und Kunde für die Verwaltung, nach Mitarbeiter für den Lohn, nach Regie für die Rechnung. Der Ausdruck geht über den Druckdialog des Browsers direkt in ein PDF – ohne Zusatzsoftware.
Verwalten
Was ausserhalb des einzelnen Auftrags Aufmerksamkeit braucht – und meistens erst auffällt, wenn eine Frist abgelaufen ist.
Mitarbeiter anlegen und einen Zugangscode erzeugen: acht Zeichen in zwei Blöcken, vorlesbar, jederzeit neu vergeben. Jedes neue Handy geben Sie einmal frei, wie beim E-Banking. Die App spricht sechs Sprachen – jeder wählt seine eigene. Wer den Betrieb verlässt, wird stillgelegt; seine Stunden bleiben in den Auswertungen.
Mitarbeiter beantragen Ferien oder melden sich krank – auf dem Handy, in ihrer Sprache. Sie entscheiden mit einem Klick. Genehmigte Tage erscheinen in Planung und Einsatzplan, damit niemand einen Auftrag bekommt, der in den Ferien ist.
Servicewagen mit Kennzeichen, nächster Prüfung und Servicetermin. Fristen werden nach Dringlichkeit eingefärbt, damit die abgelaufene Vignette nicht am Zoll auffällt.
Policen mit Prämie, Laufzeit und Kündigungsfrist. MandaVera rechnet aus, bis wann gekündigt werden müsste – die Frist, die man sonst genau einmal im Jahr verpasst.
Was bewusst fehlt
MandaVera schreibt keine Offerten und keine Rechnungen. Es führt keine Buchhaltung und ersetzt kein Lohnprogramm. Jede dieser Funktionen würde die App für die Person unbedienbarer machen, für die sie gedacht ist – den Mitarbeiter im Treppenhaus.
Was auf der Liste steht: Checklisten mit Unterschrift des Kunden, die Schweizer QR-Rechnung und Push-Nachrichten. In dieser Reihenfolge, und erst, wenn das Bestehende sitzt. Wiederkehrende Aufträge und die Kundenverwaltung standen hier auch einmal – beide sind inzwischen da.
Konto anlegen, Branche wählen, Mitarbeiter eintragen. Bis 5 Mitarbeiter kostet das nichts – ohne Frist und ohne Kreditkarte.